Motion om volontärpolicy

Denna motion är en del av projektet Organisationsutveckling genom volontärsamordning 2007-2008 finansierat av Ungdomsstyrelsen. Projektet har i sin tur sin bas i den strategiska plan som utarbetades i mars och som finns dokumenterad som ett utkast. Läs mer om projektet och planen på www.ial.se -> Wiki -> Organisationsutveckling -> Organisationsutveckling genom volontärsamordning 2007-2008

I Volontärbyråns Handbok i volontärsamordning menar de att en volontärpolicy:

• syftar till att ge en överblick över alla processer och riktlinjer som gäller för volontärerna och att definiera volontärrollen inom organisationen.
• hjälper till att tydliggöra varför man vill engagera volontärer i verksamheten och på vilket sätt.
• hjälper till att identifiera både fördelarna och utmaningarna med volontärer och att den kan bli grunden och ramverket för en lyckad volontärverksamhet.
• är ett levande dokument; den ska användas i det löpande arbetet och revideras efter behov.

I handboken nämns flera fördelar med att ta fram en volontärpolicy, tex.

• att processen att ta fram en volontärpolicy är viktig i sig, den gör att målen med volontärverksamheten tydliggörs och förankras på ett bra sätt.
• att den gör det lättare att rekrytra en volontärsamordnare.
• att den skapar trygghet för volontärerna genom att tydligt visa deras roll och vad de kan förvänta sig.
• att det är det bästa och mest genomtänkta sättet att starta en volontärverksamhet.

…men det nämns inga nackdelar, det kan vi ju undra över. En tänkbar nackdel som jag har stött på som reaktioner från er i organisationen är att policyn kan bli för genomarbetad, för regid, för strukturerad eller för lång. På något sätt bör den ju ändå innehålla och förklara de rutiner vi använder oss av, men hur?

Att själva processen att ta fram policyn är viktig vill jag ta fasta på. Denna volontärpolicy är skriven av mig så det här med att den är framtagen i en process flyger all världens väg. Därför tycker jag att det är oacceptabelt att godkänna denna version, den bör förändras av dig, du som läser den. Hur vill du bli behandlad och definierad som volontär i IAL?

Min önskan är dock inte att vi börjar från grunden på årsmötet utan att vi har en processad volontärpolicy att besluta om på årsmötet. För att det ska funka så använder vi vårt fina diskussionsforum där alla kan följa diskussionerna. Följ denna länk för att vara med och bidra: Diskussion: Motion om volontärpolicy

Förslag till beslut om volontärpolicyn förändrats för lite sedan motionen skrevs:

• att årsmötet inte godkänner denna motion.

Förslag till beslut om volontärpolicyn förändrats:

• att årsmötet godkänner Styrelsens volontärpolicyförslag
• att årsmötet endast tar upp andra ändringsförslag om de är konkreta
• att årsmötet erkänner volontärpolicyn som ett levande (föränderligt) dokument som mellan årsmöten förvaltas av styrelsen

Tack för ordet och för din uppmärksamhet.

Jocke Sundqvist

IAL:s volontärpolicy är ett levande dokument som beskriver möjligheter och villkor för hur du som volontär kan engagera dig; lokalt/regionalt, nationellt såväl som internationellt. Genom volontärpolicyn vill vi tydliggöra, synliggöra och ödmjukt erkänna det värdefulla engagemang som får IAL:s verksamhetshjärta att klappa år ut och år in.

IAL:s vision är en fredlig gränslös värld där människor möts med kärlek, förståelse och respekt för varandra och sig själva såväl som för de sociala och ekologiska sammanhang de ingår i.

IAL:s uppdrag är att skapa möten och främja volontärarbete i syfte att utveckla interkulturell förståelse.

IAL är den svenska grenen av den internationella fredsorganisationen Service Civil International (SCI) vars slogan “Deeds, not words” står för insikten att handlingarna talar för sig själva. Vare sig vi vill bevara eller förändra något så sker det genom att vi är och agerar bevaringen/förändringen och det gäller ju även på alla andra områden i våra liv.

Service Civil Internationals (SCI:s) nätverk gör det möjligt att både skicka och ta emot korttids- såväl som långtidsvolontärer till/från ett 60-tal länder världen över. Detta internationella utbyte är en övning i demokrati och samarbete över gränser som ofta leder till ökad förståelse för andra kulturer och nära vänskap.

Största delen av processen att ta emot ansökningar och placera volontärer genom utbytet sker på IAL:s kontor i Stockholm, där både anställda och utländska långtidsvolontärer arbetar. När det gäller ansvaret för personal och föreningens ekonomi, skapandet av nya volontärprojekt i Sverige, mottagandet av utländska volontärer och förberedelse av svenska volontärer som åker utomlands så är IAL helt och hållet beroende av volontärinsatser. Även informationsspridning, dit fredsutbildningsverksamhet också kan räknas, är helt beroende av volontärt arbete.

IAL:s förhoppning är att det mesta engagemanget och den största delen av verksamheten så småningom sker i regionala eller lokala grupper. Som medlem och/eller volontär i IAL ingår du därför automatiskt i en regional eller lokal grupp där ni proaktivt arbetar med den löpande verksamheten och driver egna projekt med värdegrunden som guide. Som volontär i denna gemenskap har du valt en eller ett par olika roller/uppdrag.

När det gäller vår gemensamma strävan att nå visionen så är alla insatser likställda, vare sig de genomförs av anställda eller volontärer, vare sig insatserna är korta eller långa.

Kontorets anställda Organisationssamordnare sitter som spindeln i nätet och får genom positionen en överblick av organisationen som få andra kan få. Periodvis finns även andra tjänster/roller/personer som får liknande överblick men de som är anställda kan oftast ägna mer tid till organisationen. Eftersom information och kunskap är makt så är det viktigt att vi sprider ut den genom att kommunicera öppet, uppdatera vår wiki och hemsida samt bidra med feedback och ändringsförslag. Samtidigt kan vi erkänna denna makt som något positivt genom att lita på varandras initiativ och allteftersom utföra utvärderingar som vi alla lär av - släpp kreativiteten fri!

Bifogat till denna text finns (så småningom) en lista över de mer eller mindre kontinuerligt återkommande uppdragen. På IAL:s hemsida och på Volontärbyrån finns vissa av dessa roller och uppdrag annonserade. Även andra roller och uppdrag annonseras där eller i sammanhang knutna till uppdragets krav på vissa färdigheter. IAL arrangerar också lokala och nationella träffar och möten dit du som är intresserad kan söka dig för en första kontakt.

• Uppdragsbeskrivning - För varje uppdrag är det önskvärt att det finns minst en kort och aktuell uppdragsbeskrivning som dessutom inkluderar en kravprofil så att du vet vad som krävs av dig i form av tid, intressen, färdigheter etc. IAL använder dessa beskrivningar i annonser och information och de finns samlade i wikin på ial.se.
• Intresseanmälan - Genom att fylla i en intresseanmälan på www.ial.se så registreras dina kontaktuppgifter, dina kunskaper och det du är intresserad av. Du blir sedan kontaktad av en volontärsamordnare eller en lokal kontaktperson nära dig.

Är du intresserad så fyll i en intresseanmälan på www.ial.se. Tillsammans försöker då du och en volontärsamordnare/lokal kontaktperson hitta ett uppdrag som passar just dig.

The basic difference between interviewing a volunteer and a candidate for a paid position is that when choosing a paid employee, we are looking for the one person who fits the position best, and when interviewing for a volunteer position, we are looking for the job that fits the volunteer best.

• Överenskommelse - För de flesta uppdrag är det önskvärt att göra en skriftlig överenskommelse. I den bestämmer du tillsammans med en volontärsamordnare eller en lokal kontaktperson hur, när och var uppdraget ska utföras. En plan för introduktion till uppdraget ingår vanligtvis i överenskommelsen men det ser olika ut beroende på uppdrag och på vad ni kommer överens om.
• Handbok/Uppdragsguide - För många uppdrag finns det en handbok eller en uppdragsguide, du får då den i samband med att överenskommelsen skrivs. Handböckerna/guiderna är mer eller mindre levande dokument som alla enkelt kan bidra till eftersom de ligger i vår wiki på ial.se.
• Utbildning - För vissa uppdrag anordnar IAL egna utbildningar men det är också vanligt att det finns relevanta externa kurser som passar som introduktion.

• Externa inbjudningar - Vår Organisationssamordnare publicerar externa inbjudningar på ial.se, i kalendariumet. Det kan röra sig om kurser, seminarier, träffar, projekt etc. Om någonting verkar intressant, kontakta Organisationssamordnaren för mer information.
• Riktlinjer för kurs- och seminariedeltagande - Om du vill delta på en extern aktivitet som representant för IAL så bör du känna till dessa riktlinjer innan du anmäler dig.

Även om volontärsamordnare och lokala kontaktpersoner försöker att erbjuda dig relevanta kurser, träffar eller sidouppdrag där du får möjlighet att utvecklas så kan du också själv påverka genom att hålla koll på de externa inbjudningarna. Du kan också föreslå egna externa kurser eller aktiviteter till vår Organisationssamordnare, även de som inte passar just ditt uppdrag; på så sätt hjälper vi varandra att vidareutbildas och utvecklas.

• Lokalgrupp/Arbetsgrupp - Du är oftast inte ensam utan ingår vanligtvis i en lokal/regional gemenskap eller i en arbetsgrupp där du kan få stöd med de praktiska frågor och problem som du stöter på i ditt uppdrag.
• Volontärsamordnare/Lokal kontaktperson - Tanken är att du ska kunna vända dig till den person som finns angiven i din överenskommelse för frågor, problem etc. som du stöter på angående ditt uppdrag. Vid förändringar av uppdraget eller ditt engagemang så är det också dit du vänder dig. Strävan finns också att regelbundet följa upp hur du trivs med ditt uppdrag.
• Organisationssamordnare - Om du inte tycker dig ha någonstans att vända dig eller om ett problem inte kan lösas så ta kontakt med vår Organisationssamordnare.

Om dina förutsättningar för att utföra uppdraget ändras, om du vill avsluta uppdraget tidigare eller om uppdraget är slutfört så är vi tacksamma om du kontaktar din volontärsamordnare/lokala kontaktperson och meddelar det. Ibland händer det också att några i organisationen inte är nöjda med hur uppdraget sköts. I dessa fall kontaktas du för ett utvärderingssamtal där ni förhoppningsvis kommer överens om en lösning; en lösning kan då vara att avsluta uppdraget i förtid.

• Slututvärdering - För de allra flesta uppdrag är det önskvärt att en slututvärdering sker. Dels av ditt utförande av uppdraget, dels av hur väl uppdraget stämde med dina respektive “organisationens” förväntningar och dels hur väl uppdraget passar i relation till IAL:s verksamhetsmål. Utvärderingar kan vara väldigt lärorika för alla inblandade om vi tar vara på tillfället.
• Intyg - Om du vill så får du ett fint intyg på att du utfört uppdraget.
• Medlemsmöte - De insikter du har fått av ditt uppdrag kan vara väldigt värdefulla för organisationen. Genom att delta på medlemsmöten kan du påverka organisationens struktur och våra rutiner, tex. genom att skriva motion.

Utvärdering och intyg ansvarar både du och din volontärsamordnare/lokala kontaktperson för. Vår önskan är också att du efter uppdraget och utvärderingen uppdaterar/justerar den handbok/uppdragsguide som eventuellt finns för ditt uppdrag. Om du dessutom deltar på medlemsmöten eller på annat sätt ger feedback och förändringsförslag till andra delar av verksamheten som du kommit i kontakt med så är vår lycka total!

Tanken är att du som volontär i IAL inte ska dra på dig några extra utgifter pga. ditt uppdrag. Samtidigt får du inte dra på IAL några extra eller oväntade utgifter så om du är osäker är det bäst att fråga. IAL, dvs. du och alla andra medlemmar och anställda, strävar förhoppningsvis efter att agera ekonomiskt såväl som ekologiskt och rättvist - en inte helt lätt kombination!

• Redovisningsblankett - På www.ial.se finns en blankett med instruktioner som du kan skriva ut.

En förmån som du har är att du kan få viss ersättning ifall du deltar som representant för IAL på kurser eller seminarier.

• Reseersättningsvillkor - På www.ial.se kan du läsa om vilka villkoren är. Det är inte bara ersättning för resan som du kan få, utan även för deltagaravgifter etc.