Lägerkoordinator (handbok)

Rubrikerna nedan motsvarar en punkt i den checklista som finns i uppdragsbeskrivningen. I denna guide kan vi samla idéer, tips och trix och på så sätt erbjuda våra erfarenheter till lägerkoordinatorer, om de önskar ha den. Se guiden som “visdom” och “ytterligare info” snarare än “instruktioner”.

Varje läger ska ha en egen sida i IAL:s wiki, där du skriver anteckningar och även lägger in dokument. Dokumentation är viktigt för att du ska kunna lämna över ansvaret i framtiden. Du vill väl inte riskera att hamna i en situation där lägrets vara eller icke-vara hänger helt på dig? Lägrets wikisida ska vara tillgänglig genom en länk från din lokala lägergrupps wikisida.

En wikisida är en sida på nätet som är enkel att ändra i. Klicka bara på redigera-knappen, skriv och spara.

På wikisidan kan du skriva in text och även ladda upp dokument. Följande information ska finnas där:

• en kort beskrivning av lägret,
• namn och kontaktuppgifter till lägervärdens kontaktperson och arbetsledare
• ditt och lägerledarens namn och kontaktuppgifter,
• status, hur det går i planeringen inför lägret,
• information om tidigare läger,
• alla dokument som rör lägret.

Det är alltid viktigt med personlig kontakt. Du bör se till att ha en person hos lägervärden som är deras kontaktperson för lägret, en som du har bra kontakt med och som du kan lära känna lite.

Eftersom en stor del av ditt uppdrag är att skapa medvetenhet om potentialen i volontärläger så är det bra om du kan hålla kontakt med och informera/utbilda alla hos lägervärden som är eller kommer att vara involverade i lägret. Det händer att en kontaktperson ersätts av en annan precis innan lägret bara för att under lägret ersättas av en tredje som är arbetsledare. Det händer alltför ofta och det innebär att en arbetsledare ibland kan vara helt ovetandes om vad ett volontärläger innebär. Ett tips är därför att försöka snoka reda på alla som kan tänkas bli involverade så att rätt personer får rätt info.

Gå generellt igenom ansvarsfördelningen mellan lägervärd, lägerkoordinator och lägerledare tillsammans med lägervärden och förklara vad ett volontärläger SCI-style är. Helst genom att fysiskt möta lägervärdens kontaktperson, arbetsledare och andra inblandade.

Ta reda på hur lägervärden vill genomföra lägret, hur väl det stämmer med IAL:s ambitioner och hur förutsättningarna ser ut. Kan de tänka sig att förändra sina planer om det höjer kvaliteten? Helst genom att fysiskt möta lägervärdens kontaktperson, arbetsledare etc.

Utvärdering är till stor hjälp för lärande och för att kunna rätta till problem innan det är för sent. Det är helt klart ett mycket effektivt sätt att bidra till kvalitet, på alla möjliga områden. Det viktiga är inte att hålla formella utvärderingar utan snarare att hålla diskussioner där vi är kritiska och vågar ta upp de problem vi står inför. Förutom det som ska utvärderas vid varje enskilt tillfälle så kan vi också lyfta fram vår egen osäkerhet för det finns nästan alltid motstridiga eller mycket komplexa dimensioner i detta uppdrag. Poängen är alltså att verkligen ta utvärderingstillfällena till vara, det är de intressanta utvärderingarna som leder till både självutveckling och organisatorisk skönhet.

Efter lägret ska lägret utvärderas. Volontärernas skriftliga utvärderingar skickas till dig eller till lokalgruppen. Ni träffas sedan någon gång under hösten och tittar på utvärderingarna. Syftet är bl.a. att ge feedback till lägervärden, tex. för att de ska kunna förbättra lägret till nästa år. Det är bra om du förbereder dig innan genom att prata med lägervärden om hur de upplevde att lägret gick. Det är bra att diskutera lägret med andra IAL:are och det är dessutom roligare att göra det tillsammans över en fika än att behöva sitta själv. I lokalgruppen pratar ni om lägren och skriver sedan ihop en liten rapport med följande innehåll:

• antal volontärer, nationalitet, ålder och kön,
• en allmän bedömning av lägret,
• tips på hur infosheet och presentationstext kan förbättras,
• tips på hur arbetet och studietemat kan förbättras,
• tips på hur boende och andra praktiska saker kan förbättras,
• ifall det behövs: krav på saker som projektet måste åtgärda för att få ha läger igen, samt
• en rekommendation till IAL att forsätta eller avbryta projektet.

Denna utvärderingsrapport lägger du sedan upp på lägrets wikisida. Det är också du som anvarar för att ge feedback till lägervärden, t.ex. per telefon eller e-post.

Det är kanske inte samma personer som utvärderade om lägret skulle fortsätta planeras eller avbrytas som beslutar om det verkligen ska skrivas kontrakt. Den här punkten på checklistan innebär alltså att du kontaktar, informerar och rekommenderar de som beslutar i frågan centralt. Det kan finnas flera anledningar till att det kan bli en annan rekommendation från centralt håll än den du önskar, men vid de allra, allra flesta fall följs den rekommendation som utvärderingen ledde till och från centralt håll vet man nu att lägret med stor sannolikhet nu blir av.

När IAL och en lägervärd kommit överens om att ha ett läger, skickas ett kontrakt till värden för att alla inblandade parter ska vara säkra på att den andra parten är insatt och står för att genomföra lägret. (Du ber vår kontorspersonal skicka kontraktet till värden. De fyller i de rödmarkerade fälten på det bifogade lägerkontraktet och skickar det tillbaka till kontoret.)

Kontraktet är viktigt för att få ner på papper det man kommit överens om, inte som ett juridiskt bindande dokument. NYTT FÖRSLAG: På kontraktet skall även delar av presentationstexten stå med. (Den text som presenterar lägret på lägersökmotorn. Försök att se till så att lägervärdens kontaktperson och arbetsledare samt du själv godkänner (och får bidra till) texten.)

Kontakta lägerledaransvarig och kanske även volontärsamordnare. Försök gärna att hitta en lägerledare direkt, ibland står de på kö, men var beredd på att du behöver sätta ihop lite info om lägret som kan användas i en annonstext.

Innan 20 februari är det bra om vi har en presentationstext, eftersom många volontärer söker i början på mars och placeras i mitten på mars då placeringssäsongen börjar. Annars är en bra riktlinje att lägga upp presentationstexten 3-4 månader innan lägrets början.

Presentationstexten är en kort beskrivning på engelska av lägervärden, tid och plats för lägret, var lägerdeltagarna skall bo, antal deltagare, arbetsuppgifter, eventuellt studietema. Det är denna text som publiceras i lägersökmotorn (klicka här för att se exempel på presentationstexter). Ofta, om lägret hölls föregående år, går det bra att utgå ifrån förra årets text och anpassa den. Lägervärden ska skicka den till dig. Se till att läsa igenom och korrigera om det behövs. Sedan lägger du upp den på lägrets wikisida, helst en vecka före 1 mars.

Mer eller mindre förberedelse krävs och är önskvärt inför ett läger. Dela upp arbetet mellan dig själv, lägervärdens kontaktperson och arbetsledare samt även lägerledaren/arna om det finns. Helst genom att fysiskt möta lägervärdens kontaktperson och arbetsledare m.fl., kanske även lägerledaren/arna kan närvara.

Varje läger bör ha en lägerledare utblidad av IAL, gärna någon som har varit på läger förut. Lägerledaren har ett socialt ansvar och ska se till att allt fungerar som det ska under lägret. Därför behöver lägerledaren bli helt och hållet insatt i vad som sker under lägret genom att prata med dig.

Du påminner lägervärden om att skriva ihop informationen som ska skickas till volontärerna placerade på lägret. Även detta laddar du upp på wikisidan. Senast en månad före lägrets början ska volontärerna ha fått infosheetet men sikta hellre på senast två månader innan.

Infosheetet är vanligtvis en samling av information från lägervärden, från dig som lägerkoordinator/IAL och från lägerledaren och därför är det ofta nödvändigt att någon sammanställer allt detta i ett enda fint och välkomnande dokument. Hur som helst, gå igenom infosheetet noga och checka med lägervärden och lägerledare om du upptäcker oklarheter, snarare än att bara ändra direkt.

Det finns en jättefin mall för infosheet (länk ) som vi absolut bör använda, men här är också en lathund för vad infosheet ska innehålla:

The information sheets should include information at least about the following:

• Brief description of the hosting branch, including contact details (Skriver vi i IAL själva)
• Name, exact address, location of the camp (nearest town)/map
• Dates of the camp and number of volunteers
• Qualification, skills, experience required (if any)
• Background to the camp, its aims
• The sponsor and the project, where the camp will be held
• The work task to be performed (and working hours)
• Accommodation, accessibility for volunteers with special needs (disabled, volunteers with children, etc.)
• Study theme (if any), leisure time activities
• Camp language
• What to bring (sleeping bag, instruments, work clothes)
• Travel directions to the camp
• Emergency contact phone number. Please state who is the responsible for the project; e.g. staff member, workcamp leader, volunteer, etc.

En viktig sak som inte får glömmas bort är att skriva en några rader om lägret som ska ingå i IAL:s verksamhetsberättelse. Du kan skriva den själv eller be lägerledaren skriva dem. Verksamhetsberättelsen sammanställs sedan av styrelsen och presenteras på IAL:s vårårsmöte i mars-april.

Exempel på text till verksamhetsberättelse (länk ).

I januari ringer du (helst, men det kan vara vem som helst, kanske den som ska ta över som lägekoordinator för lägret) upp lägervärden och kollar om de är intresserade av att ha läger i år. Det är IAL:s styrelse som ytterst beslutar vilka läger som ska genomföras varje år, men du och din lokalgrupp har stort inflytande genom era rekommendationer till styrelsen.

Känner du till någon potentiell lägervärd får du gärna ta kontakt med dem. Det kan också hända att nya potentiella lägervärdar kontaktar oss. I kontakten med en potentiell lägervärd som inte har arrangerat läger förr, ska du förklara vad IAL ansvarar för och vad värden ansvarar för. Se lägerkriterierna (länk ). Sedan är det bra att göra ett besök…

Genom att personligen träffa den nya samarbetspartnern under några timmar, hoppas vi att det blir lättare att genomskåda vältalighetskonstnärer som lovar brett men håller tunt. Det gäller alltså att spärra ut alla antenner för att uppfatta signaler om att något inte står rätt till! Som hjälp på vägen kan det kanske vara bra att särskilt kolla (och prata om) följande:

• Varför vill man ordna ett volontärläger? Är det enbart för arbetsinsatsen, eller finns också tankar om kulturellt utbyte och fred?
• Hur kom man på idén att ha läger?
• Hur mycket känner man till om IAL? Berätta!
• Vilka ideologiska tankar finns bakom lägervärden/lägret?
• Vilket arbete ska utföras av volontärerna? Vilka arbetstider kommer att gälla? Informera om vilka regler som gäller (max 8 timmars arbetsdag, helgerna fria, att hela gruppen ska ha möjlighet att göra saker tillsammans på fritiden m.m.)
• Hur ska de bo? Be att få titta.
• Hur ska det praktiska fungera? mat, transporter, arbetsmaterial o.s.v.
• Vad finns att göra på fritiden? Hur fungerar kommunikationerna? Har lägervärden planerat att ordna några fritidsaktiviteter för volontärerna?
• Har man planerat något studietema? Hur ser det ut? Varför har man valt just detta?

Efter besöket ska du skriva en liten rapport som besvarar frågorna ovan, samt innehåller en rekommendation om lämpligheten i att ha läger hos lägervärden. Detta för att informationen ska kunna sparas till senare år, då vi åter står med en förfrågan om att ha läger. Naturligtvis kan situationen förändras, men det är bra att ha något att utgå ifrån.

Skapa en wikisida för det nya lägret och publicera rapporten där. Meddela sedan de andra i din lägergrupp. Verkar det positivt och ni är ni överens kan du gå vidare.