Lokal samordnare

Detta dokument är en generell uppdragsbeskrivning för lokal samordnare.

Vi tycker det vore suveränt om IAL hade fler aktiviteter och på fler orter i landet. Lika suveränt om aktiviteterna kunde samordnas så att de som vill engagera sig får möjlighet till det. Det något kluriga ligger i att också få det att gå ihop med organisationens behov; för att IAL:s verksamhet ska fungera är det tänkt att vissa delar läggs på aktiva på lokal nivå.

När det sedan finns aktiva på orten så uppstår det ett behov av att vara mån om dem och stödja dem i deras uppdrag så att alla trivs.

För att höja kvaliteten på lägervistelsen ser vi också gärna att blivande volontärer får någon slags förberedelse och kontakt med organisationen innan de åker.

Målet för dig som innehar detta uppdrag är att få IAL att blomma ut (vilket nödvändigtvis inte betyder växa) på din ort genom att samordna lokala aktiviteter och lokalt aktiva med IAL:s nationella verksamhet.

Om det inte finns aktiviteter eller andra medlemmar på din ort så går ditt uppdrag ut på att marknadsföra, informera och rekrytera de som vill bli medlemmar eller volontärer. Om det finns några som ska åka som volontärer på din ort kan du arrangera en förlägerträff och en efterlägerträff eller förbereda dem och låta dem få träffas på andra sätt. Om du kommer i kontakt med andra som vill engagera sig lokalt så kan ni tillsammans, med dig i en samordnande roll, arrangera läger, anordna PR-kampanjer eller driva egna projekt.

Uppdraget varar vanligtvis ett år i taget, januari till december, men det går att anpassa.

Man kan säga att det finns tre områden att samordna:

1. Lokala aktiviteter - De aktiviteter som arrangeras bör oftast ha att göra med något av följande:
   • Marknadsföring - Med syfte att öka antalet medlemmar, utgående volontärer och aktiva medlemmar. Ett vackert sätt att göra detta är att du eller informatörer berättar om volontärläger som fredsmetod eller håller fredsrelaterade workshops och utbildningar.
   • Förberedelse och uppföljning - De blivande korttids- såväl som långtidsvolontärerna vill vi gärna att du och andra bryr er om genom att du eller ni förbereder dem och lyssnar till deras volontärberättelser.
   • Läger - Läger arrangeras av lokalt aktiva lägerkoordinatorer. Vanligtvis tar det för mycket kraft om du själv anordnar läger så lägg hellre energi på att utbilda eller skapa gemensamma aktiviteter för lägerkoordinatorer.
2. Lokalt aktiva - Volontärsamordning genom att följa de regler och riktlinjer som finns nu och så småningom det som står i volontärpolicyn. D v s rekrytering och avveckling av lokalt aktiva, omsorg om dem genom samtal om hur det går för dem och deras uppdrag. Tydlighet om vad deras uppdrag är, om de har något.
3. Andra samordnare - De lokala aktiviteterna bör ske i samarbete med nationellt aktiva och anställda i en samordnande roll eftersom lokalgruppen är en del av organisationen. Dessutom kan stöd till och från andra lokala samordnare på andra orter förhoppningsvis göra ditt uppdrag roligare och mer lärorikt samtidigt som t ex PR-kampanjer kan få större genomslagskraft.

Dessa tre områden ska alltså du försöka knyta samman, det är det som är kärnan i själva samordningsdelen. Riktlinjer för hur du gör det står i IAL-bladet Special (Aktiv i IAL-bilagan) och i den volontärpolicy som är under utveckling.

Som lokal samordnare har du tillgång till följande:

• Medlemsintäkter - 25 kr från varje medlem i lokalgruppens region, att användas till det som ni lokalt aktiva kommer överens om. Dessutom, möjlighet till ekonomiskt stöd för utveckling av lokalgrupper.
• Info/PR-material - Genom kontoret kan du få material skickat till dig. Kontakta kontoret för att ta reda på vad som finns just nu.
• Medlemsregistret - Genom att logga in på medlemsregistret kan du få tillgång till kontaktuppgifter till medlemmarna i din region. Du kan även hålla dig uppdaterad om vilka som söker till läger, vilka som har åkt o s v.
• Diskussionsforum - På diskussionsforumet kan du skicka ut inbjudningar till lokalgruppsaktiviteter eller diskutera. Det går även att prenumerera på lokalgruppens forum, så att man får ett mail skickat till sig då något läggs in. Denna möjlighet fungerar jättefint som en slags e-postlista så be de aktiva registrera sig där (och prenumerera på lokalgruppens forum) om du tänker använda det.
• Lokalgruppens wikisida - På denna sida kan du lätt hålla information om lokalgruppens aktiviteter uppdaterade, t ex passar det fint att ha ett kalendarium över aktiviteter. När du skickar ut information kan du länka till den sidan. Tänk på att det kan vara den första information om lokalgruppen som en ial.se-besökare kommer i kontakt med så försök hålla ett publikt språk.
• IAL:s nyhetsbrev - Läs på ial.se om vad som gäller för att få med nyheter och inbjudningar i nyhetsbrevet. Självklart bör du utnyttja denna möjlighet för att få ut information om öppna lokala aktiviteter etc.
• Anslagstavlan på ial.se - Anslagstavlan lockar nog mest de som precis upptäckt IAL och som inte än prenumererar på nyhetsbrevet; tillfälliga besökare.

I ditt uppdrag kan det ingå, om så överenskommits, volontärsamordning även av nationella uppdrag och aktiva på andra orter. Mer eller mindre av detta ingår alltså i ditt uppdrag:

• aktiv@ial.se - De som vill bli aktiva hör ibland av sig via denna adress och det är möjligt att vidarebefordra dessa mail till dig.

Att vara lokal samordnare innebär ett stort lärande och det är därför mycket värdefullt att samla idéer och praktiska tips i en handbok, så läs och uppdatera Att utveckla och samordna lokalgruppen (handbok).

Du får introduktion och stöd för att komma igång från volontärsamordnaren. Förhoppningsvis kan vi även erbjuda en utbildning.

Hur utvärderas uppdraget vanligtvis? Hur kan vi utvärdera om vi nått det önskade målet? Hur ofta bör vi utvärdera under uppdragets genomförande? Vad är syftet med varje enskilt utvärderingstillfälle som planeras in? Vad förväntas av den som innehar detta uppdrag? Själva utvärderingsprocessen är ofta själva lärandet. Tips angående utvärdering finns på Organisationsutvecklingskurs.

Vilka resurser lägger vi på att introducera, utbilda och stödja den som innehar detta uppdrag? Vad är värdet av det? Vilka förmåner erbjuder vi till den som innehar detta uppdrag?

OBS! Upprepa inte det som gäller för alla aktiva och som redan står i Ideell i IAL - så funkar det! eller i Volontärpolicy.

Ingen specifik kunskap krävs för detta uppdrag men det är en fördel om du har erfarenhet av IAL och det är önskvärt att du allteftersom utvecklar kunskap i volontärsamordning, d v s hur man skapar och bibehåller organiserat engagemang.

Du ser gärna att IAL utvecklas på din ort och du vill gärna lära dig mer om hur IAL fungerar. Du kan inspirera och organisera och du är mån om att andra aktiva trivs, utvecklas och har skoj.

Uppdraget utförs i regionen där du bor, vanligtvis ett kalenderår i taget, och du har stor frihet att med kreativitet planera och genomföra aktiviteter.

Kontaktperson:

Information och dokumentation:

Information om vad som gäller för alla aktiva finns i dokumenten Ideell i IAL - så funkar det! och Volontärpolicy och du bör ha tillgång till dessa dokument för att komplettera denna uppdragsbeskrivning. Denna uppdragsbeskrivning innehåller information som är specifikt för detta uppdrag och är det som i första hand gäller för dig.