Nord/Syd-ansvarig

Detta dokument är en generell uppdragsbeskrivning för Nord/Syd-ansvarig, dvs. ett uppdrag som ansvarar för både den inkommande och utgående Nord/Syd-verksamheten inom IAL.

Denna del är den viktigaste delen av beskrivningen enligt VCZ:s Volunteer Management Handbook. Kan med fördel beskrivas i två stycken:

Stycke 1: Vilka behov är uppdraget tänkt att täcka? Varför är uppdraget viktigt? Hur passar uppdraget in i helheten?

Stycke 2: Vilka resultat (plural!) är uppdraget tänkt att åstadkomma? Vad är det övergripande målet (singular!) med uppdraget? Detta andra stycke kan bestå av en enda mening som börjar med “Målet för dig som innehar detta uppdrag är att…”

OBS! Upprepa inte det som gäller för alla aktiva och som redan står i Ideell i IAL - så funkar det! eller i Volontärpolicy.

Hur kan uppdraget utföras rent konkret? Här ges förslag på tydliga och konkreta rutiner och aktiviteter som behöver utföras för att uppnå de önskade resultaten. En checklista kan med fördel ingå eller hänvisas till under denna rubrik. Om uppdraget består av flera moment med flera aktiviteter i varje moment kan det vara värt att dela upp uppdraget i delmoment där varje delmoment har sitt eget delmål och sina egna föreslagna aktiviteter.

Uppdraget kan delas in i två delmoment, utgående och inkommande.

Målet för detta delmoment: Att ansvara för det program för utgående volontärer som vi kallar Nord/Syd-utbytet genom att kvalitetssäkra information, marknadsföring samt förberedelse, placering och uppföljning av sökande och volontärer.

Om uppdatering av informationen om Nord/Syd-utbytet sköts underlättar det kontakten med intresserade, sökande och volontärer. De infokanaler som är viktigast är:

• www.ial.se (för intresserade och sökande)
• årlig lägerkatalog/medlemsblad (för intresserade och sökande)
• ??? “allt du behöver veta/göra innan resan”-info (för volontärer)

Eventuellt kan uppdateringen ingå i uppdraget Kontaktperson Nord/Syd-utbytet

Målet är att alla som åker via Nord/Syd-utbytet ska vara förberedda. Därför anordnas vanligtvis en förberedelsehelg i början av juni. De som inte kan närvara vid den behöver dock förberedas på annat sätt.

Att anordna förberedelsehelgen är ett separat uppdrag kallat Anordnare förberedelsehelg (Nord/Syd-utbytet). Som NS-ansvarig stödjer du detta uppdrag genom att se till:

• att det finns en aktuell uppdragsbeskrivning (och eventuell handbok)
• att du eller volontärsamordnaren rekryterar en eller flera till uppdraget
• att du introducerar och arbetsleder den/de som rekryterats

Förberedelse av de som söker efter förberedelsehelgen…?

Målet är att …

Kontakten med alla som är intresserade av och de som söker till Nord/Syd-utbytet sköts dels av aktiva som är Kontaktperson Nord/Syd-utbytet och dels av kontorets NS-placerare. Som NS-ansvarig stödjer du dessa uppdrag genom att se till:

• att det finns aktuella uppdragsbeskrivningar (och eventuellt uppdragsguider)
• att du eller volontärsamordnaren rekryterar personer till uppdragen
• att du introducerar och arbetsleder de som rekryterats

En sak är att fråga sig hur det har gått för alla inblandade (intresserade, sökanden, volontärer, aktiva) i syfte att lära och detta sker i form av utvärderingar.

En annan är att följa upp för att i servicesyfte vårda de som varit i kontakt med Nord/Syd-utbytet.

Ett tredje sak handlar om att följa upp i syfte att ta reda på om någon vill engagera sig i att driva Nord/Syd-utbytet vidare.

Vilka aktiviteter kan täcka det som nämnts ovan?

Målet för detta delmoment: Att ansvara för de inkommande Nord/Syd-volontärerna genom att kvalitetssäkra planeringen, genomförandet och uppföljningen av deras aktiviteter i Sverige.

De inkommande volontärerna brukar stanna en till två månader i Sverige. Ofta deltar de på läger och seminarium och i andra sammanhang av kulturellt utbyte samt olika fritids- och sociala aktiviteter. Dessa aktiviteter behöver planeras in och förberedas och volontärerna behöver kunna få stöd under deras kringflackande vistelse. Deras rese- och boendekostnad behöver också finansieras, vanligtvis genom Folke Bernadottes Minnesfond (FBM). För att lösa allt detta är det tänkt att en projektledare rekryteras. Projektledaren har det övergripande ansvaret för volontärernas tid i Sverige, med allt från fondmedelsansvar till planering och koordinering.

Som NS-ansvarig stödjer du projektledaruppdraget genom att se till:

• att det finns en aktuell projektbeskrivning
• att du eller volontärsamordnaren rekryterar en eller två projektledare till uppdraget
• att du introducerar och arbetsleder den/de som rekryterats

För tips och idéer kring hur du kan utföra både utgående och inkommande uppgifter kan du ta hjälp av den samlade erfarenheten i Nord/Syd-ansvarig (handbok) .

Vilken introduktion erbjuder vi generellt till de som tilldelas detta uppdrag? Vad är lämpligt som introduktion med tanke på de resultat uppdraget ska uppnå? Behövs utbildning? Material, dokumentation eller litteratur?

Hur utvärderas uppdraget vanligtvis? Hur kan vi utvärdera om vi nått det önskade målet? Hur ofta bör vi utvärdera under uppdragets genomförande? Vad är syftet med varje enskilt utvärderingstillfälle som planeras in? Vad förväntas av den som innehar detta uppdrag? Själva utvärderingsprocessen är ofta själva lärandet. Tips angående utvärdering finns på Organisationsutvecklingskurs.

Vilka resurser lägger vi på att introducera, utbilda och stödja den som innehar detta uppdrag? Vad är värdet av det? Vilka förmåner erbjuder vi till den som innehar detta uppdrag?

OBS! Upprepa inte det som gäller för alla aktiva och som redan står i Ideell i IAL - så funkar det! eller i Volontärpolicy.

Vad krävs och vad önskas av den som ska inneha detta uppdrag? Dela gärna upp detta i tre stycken:

Stycke 1: Vilken utbildning, färdighet, kunskap och erfarenhet krävs för detta uppdrag? Nämn även de utbildningar vi själva anordnar om det är ett krav att man ska delta. Nämn även om viss färdighet eller kunskap inte krävs om den är relevant för uppdraget. Ange sist om vi har några önskemål om specifika färdigheter etc.

Stycke 2: Vilka personliga egenskaper, intressen och attityder krävs för detta uppdrag? Ange sist om vi har några önskemål om specifika egenskaper etc.

Stycke 3: Var, när och hur ska (krav) och kan (flexibilitet) uppdraget utföras?

OBS! Upprepa inte det som gäller för alla aktiva och som redan står i Ideell i IAL - så funkar det! eller i Volontärpolicy.

Styrelsen: Styrelsen som grupp ansvarar för ditt uppdrag.

Resurspersoner administrationsstöd:

Information om vad som gäller för alla aktiva finns i dokumenten Ideell i IAL - så funkar det! och Volontärpolicy och du bör ha tillgång till dessa dokument för att komplettera denna uppdragsbeskrivning. Denna uppdragsbeskrivning innehåller information som är specifikt för detta uppdrag och är det som i första hand gäller för dig.