Anordnare förberedelsehelg (Nord/Syd-utbytet)

Detta dokument är en uppdragsbeskrivning för den eller de som anordnar förberedelsehelgen för Nord/Syd-utbytet.

Denna del är den viktigaste delen av beskrivningen enligt VCZ:s Volunteer Management Handbook. Kan med fördel beskrivas i två stycken:

Stycke 1: Vilka behov är uppdraget tänkt att täcka? Varför är uppdraget viktigt? Hur passar uppdraget in i helheten?

Stycke 2: Vilka resultat (plural!) är uppdraget tänkt att åstadkomma? Vad är det övergripande målet (singular!) med uppdraget? Detta andra stycke kan bestå av en enda mening som börjar med “Målet för dig som innehar detta uppdrag är att…”

OBS! Upprepa inte det som gäller för alla aktiva och som redan står i Ideell i IAL - så funkar det! eller i Volontärpolicy.

Hur kan uppdraget utföras rent konkret? Här ges förslag på tydliga och konkreta rutiner och aktiviteter som behöver utföras för att uppnå de önskade resultaten. En checklista kan med fördel ingå eller hänvisas till under denna rubrik. Om uppdraget består av flera moment med flera aktiviteter i varje moment kan det vara värt att dela upp uppdraget i delmoment där varje delmoment har sitt eget delmål och sina egna föreslagna aktiviteter.

Vissa av våra uppdrag är komplicerade och kan utföras på en mängd olika sätt. Dessa uppdrag är särskilt lämpliga att dela upp i delmoment och också att samla erfarenheter och tips i en handbok. För dessa uppdrag kan följande mening (med infogad länk) infogas under denna rubrik, längst ner: “För tips och idéer kring hur du kan utföra dessa uppgifter kan du ta hjälp av den samlade erfarenheten i [länk].”

Vilken introduktion erbjuder vi generellt till de som tilldelas detta uppdrag? Vad är lämpligt som introduktion med tanke på de resultat uppdraget ska uppnå? Behövs utbildning? Material, dokumentation eller litteratur?

Hur utvärderas uppdraget vanligtvis? Hur kan vi utvärdera om vi nått det önskade målet? Hur ofta bör vi utvärdera under uppdragets genomförande? Vad är syftet med varje enskilt utvärderingstillfälle som planeras in? Vad förväntas av den som innehar detta uppdrag? Själva utvärderingsprocessen är ofta själva lärandet. Tips angående utvärdering finns på Organisationsutvecklingskurs.

Vilka resurser lägger vi på att introducera, utbilda och stödja den som innehar detta uppdrag? Vad är värdet av det? Vilka förmåner erbjuder vi till den som innehar detta uppdrag?

OBS! Upprepa inte det som gäller för alla aktiva och som redan står i Ideell i IAL - så funkar det! eller i Volontärpolicy.

Vad krävs och vad önskas av den som ska inneha detta uppdrag? Dela gärna upp detta i tre stycken:

Stycke 1: Vilken utbildning, färdighet, kunskap och erfarenhet krävs för detta uppdrag? Nämn även de utbildningar vi själva anordnar om det är ett krav att man ska delta. Nämn även om viss färdighet eller kunskap inte krävs om den är relevant för uppdraget. Ange sist om vi har några önskemål om specifika färdigheter etc.

Stycke 2: Vilka personliga egenskaper, intressen och attityder krävs för detta uppdrag? Ange sist om vi har några önskemål om specifika egenskaper etc.

Stycke 3: Var, när och hur ska (krav) och kan (flexibilitet) uppdraget utföras?

OBS! Upprepa inte det som gäller för alla aktiva och som redan står i Ideell i IAL - så funkar det! eller i Volontärpolicy.

Vem är ansvarig för att arbetsleda den aktive? Vem ska den aktive rapportera till? Verksamhetsområdesansvariga i styrelsen ansvarar kanske indirekt för själva arbetet och kan då ge sina kontaktuppgifter här. Det största arbetsledningsansvaret ligger kanske på lokalgruppen eller på den volontärsamordnare som rekryterade den aktive? Här anger vi vad som gäller generellt för detta uppdrag oavsett vem som innehar det. Tex:

* Lokalgruppen - Ansvaret och stödet till dig när det gäller genomförandet av uppdraget ligger på den lokalgrupp du tillhör. (Kontaktuppgifter till din lokalgrupp ska stå i överenskommelsen.)
* Verksamhetsområdesansvarig - Lokalgruppen koordinerar sina aktiviteter med den som är verksamhetsområdesansvarig.

Kontaktuppgifter verksamhetsområdesansvarig: Birk Borkason, Borkagrottan 1, 999 99 Sagornas värld, 555-212 12

Kontaktperson - Kontaktuppgifter till din volontärsamordnare eller lokala kontaktperson står i den överenskommelse ni gjort.

Ibland är det bestämt vem som är den volontärsamordnare som ansvarar för just detta uppdrag och då kan man ange kontaktuppgifterna både här och i överenskommelsen. Avslutningsvis hänvisa till de dokument som tar upp det som gäller för alla aktiva. Följande är med i slutet på alla uppdragsbeskrivningar:

Information om vad som gäller för alla aktiva finns i dokumenten Ideell i IAL - så funkar det! och Volontärpolicy och du bör ha tillgång till dessa dokument för att komplettera denna uppdragsbeskrivning. Denna uppdragsbeskrivning innehåller information som är specifikt för detta uppdrag och är det som i första hand gäller för dig.