Hur IT påverkar organisationsdesign

I en motståndsgrupp blir det lätt att informationsteknologin förlamar arbetet då informationen stockar sig och skapar fördämningar. Vad som populärt kallas information-overload. Vi ska inte använda IT för att underlätta kommunikationen, menar organisationsforskaren Lars Groth. Han vänder upp och ner på hur aktivister och organisatörer ofta ser på IT. Informationsteknologi ska inte göra kommunikation lättare och effektivare. Istället ska teknologin användas för att eliminera behovet av kommunikation. IT kan automatisera rutinärenden så man undviker onödig kommunikation. Precis som med skrift är IT effektivt för att arkivera och göra informationen tillgänglig när den behövs. Det Lars Groth kallar information sharing handlar då om tillgänglighet inte om ständig överföring av information.

IT möjliggör mer komplexa organisationer ifall den gör att man slipper belasta minnet och ifall den får oss att undvika tidsödande kommunikation av information. IT möjliggör att informationen processas utanför det mänskliga medvetandet. Utan IT skulle en organisation fastna i flaskhalsar som uppstår när styrelser, ledare och organisatörer försöker greppa alltför komplexa uppgifter.

IT är alltså en möjlighet att slippa information och att slippa minnas.

I undersökningen Too much information-age gjord av Jack Santos på Burton Group visas att IT används för att bombardera organisationer med information. I rapporten hävdar nästan hälften av IT-ledarna att de överöses med för mycket information. Var femte ledare förstår inte värdet av den information de tar emot. Jack Santos menar att informationsöverbelastning hindrar förmågan att tänka strategiskt och fokusera på grundläggande frågor. Överösningen av information leder till dåligt beslutsfattande och oförmåga att förstå sammanhang. Även vanliga sociala färdigheter kan kollapsa.

Här är några tekniker för att undvika information som använts i plogbillsrörelsen och i vin & fikonträdsrörelsen. Med dessa tekniker har möten kunnat blivit narrativa istället för detaljbeslutande.

• Använd inte stormöten för sammanträden och beslut. Använd istället små arbetsgrupper. Dessa kan ha öppen inbjudan för de som utanför arbetsgruppen är engagerad i någon fråga.
• Informera inte i storgrupp. Använd anslagstavla eller hemsida. (från Hopp & Motstånd 92-2001)
• Delegera bort alla frågor från koordineringsgruppen eller styrelsen förutom övergripande principfrågor. Organisationer där toppen på hierarkin driver verksamheter gör ”styrelsen” till en flaskhals som sliter ut medlemmarna och drar undan engagemang från resten av organisationen. (från Avrustningslägret i Linköping 92, 93, 95)
• Men även i arbetsgrupper kan detaljinformation överbelasta och trötta ut. Använd sammanträden för berättelser och reflektion hellre än detaljbeslut och information. Delegera detaljer till individer eller par-grupper. (från Vine & Fig Tree Planters 2005)
• Arbetsgrupper kan även använda email, Skype eller Internet-communities för enkla beslut och ägna fysiska möten åt djupare reflektion. (från Vin & Fikonträdsplanterarna 2006-)
• Undvik att skicka information i email, lägg istället in länkar med tydliga rubriker. (från misstag i plogbillsrörelsen och Vin & Fikonträdsplanterarna)
• Med ovanstående tekniker kan man minska antalet frågor under möten och istället ha djupare reflektioner. (från plogbillsrörelsen i USA)
• Inled en fråga under ett möte med högläsning från relevant poesi, litteratur eller filosofi. Efter högläsningen kan man ha en kort tystnad innan reflektioner kommer igång. Detta leder till att samtalen inte fastnar på en mellannivå. De kan istället bli både personliga och abstrakt filosofiska, mer konkreta och mer teoretiska. (från plogbillsrörelsen i USA)

Dessa och andra liknande metoder hjälper en organisation att gå över från informationsprocessande till narrativ reflektion. Övergången från ett fokus på information till ett fokus på berättande och lyssnande skulle bli en revolution som skapar ringar på vattnet istället för att dränera engagemang.

Per Herngren, 2008-01-11, version 0.1

Lars Groth, Future Organizational Design. The Scope for the IT-based Enterprise, recenserad av Pasi Pyöriä i Acta Sociologia: volume 45, 2002, s 242-243.

”För mycket information dödar din produktivitet”, IDG News 2008-01-07.

Per Herngren, Civil olydnad – en dialog, Lindelöws förlag, 1999.