Verksamhetplan volontärsamordning 2008-2010

Liksom den volontärpolicy (se bilaga) som tagits fram gäller denna plan volontärsamordning av engagemang i organisationen och inte för de volontärutbyten som IAL erbjuder.

Syftet med volontärsamordning inom IAL är:

att skapa möjlighet till att tydligt och öppet kunna kommunicera kring IAL:s ideella verksamhet och de värderingar som verksamheten grundas i.
att täcka det behov av tydlighet som IALs blivande aktiva behöver för att de ska veta vilka möjligheter som finns och vad de då ger sig in i.
att organisera och ta vara på de aktivas insatser på ett sätt som främjar samarbete kring IALs uppdrag.
att på ett organiserat sätt kunna erbjuda stöd och utvecklingsmöjligheter till de aktiva.

Eftersom IAL nästan helt drivs av aktiva medlemmar är grunden för en fungerande verksamhet att de blir stimulerade och får uppskattning för sitt engagemang. För att uppnå detta krävs det samordning: Rätt person ska matchas med rätt uppdrag och varje uppdrag ska åtföljas av en tydlig beskrivning samt möjligheter till utbildning och stöd under hela uppdraget. IAL ska bekräfta den kompetens som den aktiva tillgodogjort sig under sitt uppdrag. Övergripande mål för volontärsamordning inom IAL inkluderar:

Effektiv rekrytering och matchning av aktiva och uppdrag.
Ett medvetet nyttjande av ideella resurser, som stärker både den aktiva och IAL.
Erkännande och värdering av de aktivas insatser och den kompetens som dessa ger.

Huvudansvaret för dessa mål har de som agerar volontärsamordnare. Samordnare behövs både på regional/lokal nivå och på nationell nivå. På nationell nivå ansvarar volontärsamordnaren även för samordningen av regionala/lokala volontärsamordnare varför denna position är central för volontärsamordningen inom organisationen. De aktiviteter som en volontärsamordnare genomför för att nå dessa mål är:

Att inventera behov av, planera och sedan utveckla/uppdatera uppdragsbeskrivningar.
Att annonsera uppdrag internt och externt.
Att intervjua, ibland göra urval och sedan rekrytera aktiva.
Att introducera, handleda och stödja aktiva.
Att medverka till fortbildning av aktiva, till en början mest extern fortbildning, så småningom även intern.
Att följa upp och utvärdera de aktivas insatser.
Att ta fram diplom och intyg för utförda uppdrag.
Att utbilda volontäransvariga i volontärsamordning.

I organisationens kontinuerliga anpassning till medlemmarnas föränderliga vilja och till omvärldens föränderliga krav ligger fröna till varför volontärsamordnare hela tiden behöver utveckla och uppdatera uppdragsbeskrivningar. Utan denna organisatoriska resurs faller ganska snabbt varje tendens till systematisering och inarbetade rutiner när det gäller hantering av ideellt engagemang.

Volontärsamordnare behövs alltså för organisationens strategiska utveckling. Utan administration på denna nivå föråldras varje samordningssystem snabbt och organiseringen fallerar. Volontärsamordnarens uppgifter ligger dock ur ett tidsåtgångsperspektiv mest på den operativa nivån.

IAL:s uppdrag innefattar främjande av volontärarbete och det är därför insikten om volontärsamordningens betydelse är så värdefull. Den berättar för oss att volontärsamordning är en av de pelare av metodkunskap som vi lutar oss mot för att lyckas med att skapa de möten som leder till interkulturell förståelse.

Det här med volontärsamordning är inget nytt för IAL. Det är snarare något som vi kan väldigt väl men inte riktigt tagit vara på. Inom något år är planen att ha tillräckligt med resurser för att stödja och samarbeta med andra organisationer när det gäller volontärsamordning. Genom dessa samarbeten fortsätter vi med vårt uppdrag att skapa möten, tillägget är bara att de nu även sker på en organisatorisk nivå.