Volunteer Management Training

Under en veckas tid var Anna-Karin Darpö och Josefin Lundén på utbildning i handledning, rekrytering, motivering, placering, bekräftelse, utvärdering m.m. av volontärer i den egna organisationen.

Projektet som finansierades av EUs ungdomsprogram och genomfördes av Volonterski Centar Vojvodina. Ledarna som var fantastiskt erfarna, engagerade och inspirerande kom från VCV samt från MTP Oradea från Rumänien och Volonterski Centar Zagreb från Kroatien. Deltagare hade hämtats från Sverige, Tyskland, Rumänien, Polen, Makedonien, Serbien, Bulgarien och Kroatien.

Träningen var exemplariskt genomförd och gav oss mängder av ny kunskap på områden som stämmer väl överens med var IAL befinner sig just nu, i full färd med organisationsutveckling. Vi passade på att knyta nya kontakter för framtida projekt och fortbildning samt att ha en otroligt rolig, inspirerande och berikande vecka!

Dag 1. Introduktion. Deltagares motivation och förväntningar. Volontärarbete; värderingar och begrepp. Genomgång av konceptet Volunteer Management och varför det är viktigt att ha riktlinjer för volontärhandledning (en volontärstrategi) i organisationer som arbetar med volontärer.

Dag 2. Volontärers motivation och förväntningar: Varför väljer man att vara volontär? Finns det goda och mindre goda skäl? Maslows behovshierarki. Herzbergs motivations- och hygienteori. Samarbete mellan volontärer, anställda och styrelse: Presentation av olika organisationsstrukturer samt olika och nya metoder för beslutsfattande.

Dag 3. Att utveckla en Volontärstrategi Vad organisationen bör göra först; som organisation behöver man ha sin vision och sitt mål klart för sig innan man påbörjar arbetet med att utveckla en volontärstrategi. Man ska vara på det klara med varför man vill ha volontärer, kartlägga förhållande mellan volontärer och styrelse och även förhållande mellan volontärer och anställda. Man bör göra en analys av organisationen och omgivningen och sin eventuella erfarenhet på området volontärhandledning. Vad är en arbetsbeskrivning och varför ska organisationen ha det? När man har utvecklat en volontärstrategi är det dags att börja tänka på arbetsbeskrivningar för volontärer. En arbetsbeskrivning är ett skriftligt dokument som kan användas vid rekrytering av volontärer och för att följa deras arbete samtidigt som den ger enorm hjälp för volontären och ger honom/henne struktur i arbetet. En volontärs arbetsbeskrivning ska innehålla: - Positionsbenämning/titel: ger volontären en identiteskänsla. - Plats: var är arbetet förlagt, hemma, på kontoret, på fältet osv. - Mål och syften: den viktigaste delen av arbetsbeskrivningen. Förklarar övergripande ändamål med volontärtjänsten i relation till volontärstrategin och vad organisationen jobbar mot. - Ansvar och uppgifter: förslag till specifika och tydliga aktiviteter som behövs göras för att uppnå de ovan nämda målen. Här ska volontären ha möjlighet att komma med förslag på ytterligare möjliga aktiviteter. - Kvalifikationer: profil på den önskade volontären, färdigheter, attityd, erfarenhet o. dyl. - Tidsåtagande: uppskattning av arbetstimmar, längd på åtagandet. - Utbildning: vad för utbildning bör/kan volontären gå för att bättre kunna utföra sina uppgifter. - Förmåner: vad som volontären kan åtnjuta under uppdragstiden. Exempel kan vara försäkring, parkeringsplats, betalda resekostnader, karriärmöjligheter osv. - Utvärdering: hur ska uppnådda resultat bli mätta och utvärderade. - Datum: när arbetsbeskrivningen skrevs eller uppdaterades.

När en volontär kommer till en organisation finnas arbetsbeskrivningar för olika uppgifter. Genom att erbjuda detta tappar man inte en motiverad volontär utan kan genast ge honom/henne relevanta arbetsuppgifter. På det sättet känner sig volontären behövd och samtidigt är det lättare för handledaren att följa upp och kontrollera volontärens arbete.

Rekrytering: Har man en arbetsbeskrivning vet man vad man letar efter och då blir det lättare att hitta det. Olika typer av rekrytering kan användas: ’Warm Body recruitment’ (nytt blod) ’Target Recruitment’ (målsinriktad) och ’Concentric Circles’ (vänner och vänners vänner) var de vi fick lära oss mer om.

Dag 4. Intervju, urval och placering av volontärer. Här fick vi spela rollspel och hade hetsiga diskussioner om vilka fiktiva volontärer som passade bäst för vilken position inom organisationen. Slutsatsen blev att om man har ett antal sökande med olika kvalifikationer till samma post så kan man rekrytera alla men revidera arbetsbeskrivningarna så de passar volontären och det han/hon vill göra.

Dag 5. Fortbildning av volontärer och löpande utvärdering av arbetet Team building Fortlöpande utvärdering och handledning av volontärer är viktigt för att volontären ska känna att han/hon utvecklas och går vidare inom organisationen och för att organisationen ska kunna få ut mesta möjliga av en volontärs kunskap och färdigheter. Vi utbytte erfarenheter om olika utvärderingsmetoder och fick pröva på en hel del nytt. Samma dag genomförde vi en mycket intressant uppgift i team building som gick ut på att forma en grupp, anta ett namn och skapa en logga, ett motto, en sång och i det långa loppet en stark känsla av grupptillhörighet.

Dag 6. Bekräftelse och bibehållande av volontärer Hur belönar man sina volontärer på olika sätt? Några exempel är: fortbildning, resor, förmåner, klapp på axeln, positiva tillrop, diplom. Här fick vi också utfärda positiva diplom till varandra, något som var mycket lyckat. Presentation av EUs ungdomsprogram: En obligatorisk programpunkt, dock svår att genomföra med tanke på att EUs ungdomsprogram genomgår en förändring fr.o.m. januari 2007 och blir Youth in Action.

Dag 7. Utveckling av nya gemensamma projekt Presentation av nya idéer och uppkommande projekt, diskussioner och beslut om samarbete. Utvärdering och sammanfattning Muntlig och skriftlig utvärdering avslutade veckan. Varje dag hade vi haft reflektionsgrupper som delade med sig av sina upplevelser under dagen med varandra och en av ledarna.

I denna rapport har vi lagt tyngdpunkten på dag 3 då IAL har påbörjat arbetet med just utvecklandet av en volontärstrategi. De andra dagarna var minst lika fulla av lärdom och intressant vetande som vi gladeligen delar med oss av dock gärna i annan form än en skriven rapport.

Vi som deltog i denna berikande vecka vill gärna föra våra kunskaper vidare inom IAL och hoppas får tid och möjlighet att utarbeta en liten 2-dagars utbildning i Volunteer Management.

För dig som vill läsa mer rekommenderas, Danijela Jurić: VOLUNTEER MANAGEMENT HANDBOOK Volunteers’ Center Zagreb, 2006